Etiketa: Jak psát a telefonovat? 2

2. kapitola - Druhý díl našeho Průvodce etiketou patří komunikaci písemné - třeba vizitkám, krásnému pozůstatku časů, kdy se tak ohlašovala návštěva. Přidáme také, jak správně zacházet s Bellovým vynálezem, telefonem, nebo dnes neodmyslitelnou elektronickou poštou.

Datum publikace článku

Vizitka patří do pouzdra

Malé kartičky se staletími dlouhou historií se liší podle povolání, vkusu a povahy jejich majitele. Vizitka poskytuje první obrázek o osobě nebo firmě a o jejím vkusu. Firemní vizitky (s logem nebo obchodním jménem) obvykle zajišťuje zaměstnavatel podle svých potřeb. Čím vyšší je funkce v hierarchii úřadu či firmy, tím méně údajů vizitka obsahuje. Číslo mobilního telefonu se vyskytuje pouze na vizitkách lékařů, daňových poradců nebo advokátů. Uvedení znamená: jsem k dispozici stále. Pro případ mimopracovního styku bývá vhodnější, pokud svému protějšku věnujete vizitku osobní (mobilní telefon lze připsat), jedná se vždy o projev sympatií.

Tipy:

• Soukromé vizitky by neměly mít nápadný papír, formát by měl být menší: obvykle temnější odstíny barev na bílém (světlém) křídovém papíře. Jméno a příjmení se tiskne tiskacími písmeny nebo ozdobným typem písma.
• Nejčastější situací, kdy se vizitky vyměňují, bývá představování.
• Vizitka patří ke květinám nebo darům, které nepředáváte osobně (zasíláte např. prostřednictví firmy v době své nepřítomnosti).
• Vizitky nenoste po kapsách nebo volně v kabelce, ale v pouzdře na vizitky - nejlépe kovovém.
• Nezdvořile vypadá, když předané vizitce nevěnujete vůbec žádnou pozornost.

Psaní je věda

Že dopisy nepíšete? Jsou události, ke kterým prostě patří. Pokud napíšete do adresy nejprve jméno adresáta a pak firmu, jedná se o dopis do vlastních rukou. V opačném případě ho může otevřít i jiná osoba. Můžete také zvolit upozornění - například „k rukám" či „do vlastních rukou", většinou pak takto označený dopis otevírá ten, komu je určený. Stránky dopisu se, kromě první, číslují. Nepokládá se za zcela správné, pokud popisujete i rub stránky. Obchodní a úřední dopisy mají zpravidla předtištěné údaje (jméno firmy, vyřizuje, naše značka).

Milostné dopisy sice e-mailová komunikace a rychlé, strohé esemsky skoro vytlačily, ale přece jen... Když jde o hraniční okamžik, vezměte papír (pěkný) a pero. Zkuste vyjádřit, proč je pro vás adresát tak cenný. Nebojte se slz, přiznejte své chyby, požádat o odpuštění. Romantika stále žije!

Tipy:

• V osobních dopisech se zpravidla datum pojí s místem odeslání a je umístěno vpravo. Například Ostrava 11. 7. 2009
• Po oslovení (na levé straně končí čárkou), začíná následující text na dalším řádku malým písmenem.
• Pokud nevíte, komu se dopis dostane do rukou, začněte nezávazným oslovení (např. Vážení).
• Pokud dopis podepisujete ve dvou, umístěte podpisy vedle sebe (vlevo patří podpis významnější osoby).
• Pouze ručně (nikdy ne e-mailem!) se píší blahopřání a kondolence.
• Zkratka P. S. (post scriptum) patří za podpis, i toto sdělení podpisujte, třeba jen monogramem.

Znalkyně etikety Lucie Pilipová dodává: „Pokud se s adresátem, který zastává významnou funkci, a píšete mu v úřední záležitosti, ovšem znáte osobně, je možné za formální Vážený pane řediteli, připojit ještě ručně psané Milý Jiří,..."

Telefonujte na úrovni

Můžeme konstatovat, že s nástupem nových komunikací (e-mail, world wide web - www) či telekonference skončila nadvláda telefonu jako unikátního prostředku pro hovory na dálku. Nicméně i tak se etikety telefonického styku dotkneme - platí základní pravidla, stabilizovaná až v posledních desetiletích. Každý telefonát rozdělujeme do tří částí: úvod, vlastní sdělení a ukončení hovoru. Pokud zvedáte v zaměstnání telefon zvenčí, po pozdravu uvádějte jméno firmy a své jméno. Když voláte sami, po pozdravu se představte příjmením a pokud se jedná o pracovní záležitost, připojte jméno firmy nebo společnosti. Také u soukromých telefonátů by se měl volaný nejdřív představit.

Pokud při psaní sms zprávy víte, že vás má adresát v uložených kontaktech, nemusíte se představovat. Každou jinou situaci citlivě a individuálně posuďte - nejčastěji hned na začátku se uveďte, odkud se znáte, na konec přidejte další, třeba e-mailový kontakt.

Tipy:

• Pokud telefonujete, předpokládá se, že iniciativa hovoru spočívá na vás.
• Po pozdravu je vhodné vznést dotaz, zda nerušíte. Pokud vám někdo zavolá nevhod, sdělte mu, kdy může zavolat.
• Při přerušení spojení je na volajícím, aby se znovu ozval.
• Domů se nedoporučuje volat před 9 ranní (během víkendu před 10) a po 21. hodině večer. Pokud to není nutné, vyhněte se i době oběda.
• Osobní vzkazy na záznamníku v zaměstnání nenechávejte. Nic z vašeho soukromí nepatří ani do faxu.
• Mobilní telefon nemějte zapnutý: na důležité návštěvě, na jednání, u lékaře, v nemocnici, na kulturních akcích, v letadle. „Už jsem zažila," přidává ze zkušeností Lucie Pilipová, „telefonování při svatebním obřadu. Stejně tak třeba během pohřbu je to opravdu nemístné. Rušivě mohou působit i hlasité telefonáty v restauraci nebo veřejné dopravě."
• Psaní textových zpráv uprostřed dialogu se považuje za neslušné - podobně jako telefonování.

Od posledního desetiletí 20. století používáme zcela běžně efektivní a poměrně spolehlivou službu elektronické pošty. Ubylo služeb přes fax i telefon, docela na vymření jsou nepostradatelné vynálezy jako telefonní budka. Pokud komunikujete v práci e-mailem, počítejte s tím, že dopis, který odesíláte, by měl mít všechny náležitosti jako každý jiný (datum připojí program automaticky). Váš e-mail by měl odcházet s vyplněnou rubrikou subject (předmět) - s definicí obsahu. Oslovení záleží na vašem postoji k adresátovi: formální u obchodního dopisu, jméno, pokud jde o přítele. Odpověď na e-mail zasílejte nejlépe okamžitě, pokud byste se k e-mailové poště nedostali do 48 hodin, přidejte omluvu. V případě, že nemáte čas odpovědět, zašlete svému partnerovi alespoň zprávu, potvrzující příjem pošty.

Tipy:

• Zprávy by měly být stručné, jasné a srozumitelné, běžná délka je do 20 řádků.
• Při psaní používejte obvyklé zvýraznění a odlišení v textu: hvězdičky kolem slova zvýrazňují důležité části textu. Ale pozor, versálky mimo nadpisy jsou výkřikem, nepoužívejte je!
• Elektronickou poštu udržujte - ve své schránce by po smazání mělo být jen nutné minimum zpráv.
• Při psaní zpráv se vyhněte jakýchkoliv sarkasmů, dvojsmyslů či humoru. Takový způsob komunikace se považuje za nepatřičný. Použití emotikonů (tzv. smajlíků) předem pečlivě zvažte!